リモートワーク実施の際に使える『社内ルール』をご紹介!

      2020/04/26

はじめに

前回は無料で使えるWEB会議ツールをご紹介させていただきました。今回はリモートワークを導入する際にぜひ参考にしていただきたい社内ルールをご紹介していきます。

リモートワークを導入する時に大切なポイント

リモートワークを導入するに際して、社内ルールを明確に定めることは大切なポイントとなります。

今回は、その中からとくに重要な

  1. 定期的なコミュニケーションを取る
  2. 情報はオープンに
  3. 管理者は時間に注意する

についてご紹介致します。

(1)定期的なコミュニケーションを取る

リモートで仕事をする際に大切なことは、いかに自分にスイッチを入れるかです。

自宅が職場になる場合、「オフとオンの切り替えが難しい」という声が多く聞こえます。

そのときにおすすめなのは、

前回ご紹介したWEB会議ツールを使った定期的なコミュニケーションです。

例えば、

  • 「朝10時にビデオ会議をつないで今日の予定を10分共有する」
  • 「夕方17時に困っていることがないか、雑談でもいいので10分共有する」

など、定期的にコミュニケーションを取るようにしましょう。
自宅の場合は家族への影響もあるため、あまり早い時間や、遅い時間の会議はおすすめしません。
また、長時間の会議も効率が落ちてしまいます。

大切なのはメリハリなので、ちょっと気を引き締めるだけでも充分効果的です。

(2)情報はオープンに

直接会話のやり取りができない分、誰かに質問をしても、返事待ちの状態で無駄な時間が過ぎてしまうことが起きます。

そのため、どのタイミングでも、皆が欲しい情報を取得することができるよう、情報は集約し、誰でもいつでも見れる環境をつくることがおすすめです。

WEB上で共有管理できるツール(Googleスプレッドシート)などを利用し、
それぞれの状況をリアルタイムで更新できる状態にするとスムーズです。

また、普段よりお互いが見えない分、クローズドなコミュニケーションが発生しないよう、コミュニケーションはチャットツール等全員が見れる場で行うことが大切です。

個人情報や機密情報が関係するもの以外はできるだけオープンにしましょう。

(3)管理者は時間に注意をする

リモートワークは、集中しすぎてしまいオーバーワークになりがちです。
しかし、仕事に適した環境でないと首や腰などを痛めてしまうというリスクもはらんでいます。

各自が定期的に休憩をとったり、タイマーを付けて仕事をするなど工夫するべきですが、慣れないうちは管理者からも注意をうながす必要があります。

特に今の時期は健康第一。
充分な睡眠を確保し、運動不足にも気をつけなければいけません。業務終了時に報告をしてもらうように設定することや、
残業をする場合は事前に報告をしてもらうなど、
社内でルールを決め、オーバーワークに注意をしていきましょう。

最後に

今回は、「リモートワークを導入するに際して、社内ルールを明確に定めること」が大切だということで、ポイントを3点ご紹介させていただきました。他にも、各社さまざまな社内ルールを設け、リモートワークを運用しておりますので、参考になるものは、引き続き情報展開できればと考えております。

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