リモートワーク中の社内遠隔会議のコツをご紹介【リモートワーク・テレワーク】

      2020/05/14

はじめに

前回の「リモートワーク実施の際に使える『社内ルール』をご紹介!」は、メールマガジンでもご紹介させていただいているのですが、そちらの反響で、リモートワークに関する様々な質問をいただきました。また、もう少し詳細をという声が多かったことと、あまりよくないとされている運用方法も多かったため、今回は社内会議についてより詳細なコツを記載していきます。

リモートワーク中の社内遠隔会議の4つのコツ

1.今までと時間の考え方を変える

今後リモートが普及するにあたって、会議時間は短縮されていきます。

従来は物理的に集まるのが難しく、1日1回だった会議も、リモートであれば場所を選ばないため、1日数回に分けて開催することができます。
それにより、今までは1時間が当たり前だった会議も、議題によって数回に分け、今後は15分や30分がスタンダードになっていきます。

また、単純な共有であればチャットコミュニケーションで事足りるため、会議には発言をする人のみが参加するという、より効率的な時間の使い方となってきます。

2.会議とは別のMTGを作る

みなが集まる場=会議と思われがちですが、もっとラフな遠隔MTGも必要です。

生産性が無いと懸念はあるかもしれませんが、チームワークを高める上でも、働きやすい環境づくりという心理的安全性を担保する上でも、非常に重要です。

例えば、ランチセッションという名の、ただランチを食べながら近況報告をする時間を確保することや、ウィンセッションといって互いの週の成果を報告し、褒め合う場づくりなどです。

例(一般企業の例をとって土日休みの場合)

月曜:
10:00〜10:30 スプリントプランニング=今週何を行うかの共有

火曜:
10:00〜10:15 スタンドアップ=昨日までに何をやったか、今日何をやるか、困ってることはないか共有

水曜:
10:00〜10:15 スタンドアップ
12:00〜13:00 ランチセッション=オンラインで食事

木曜:
10:00〜10:15 スタンドアップ

金曜:
10:00〜10:45 スプリントレビュー=月曜にコミットした成果へのレビュー10:45〜11:30 スプリントレトロスペクティブ=1週間の動きの振り返りPDCA
17:00〜18:00 ウィンセッション=褒め会う場
18:00〜20:00 オンライン飲み会

3.新人向けMTGの設置

この時期に入社した方にとってはリモート環境により様々な悩みを抱えます。

  • 何をしたらいいかわからない
  • どこに情報があるかわからない
  • 困っていることがすぐには聞けない
  • いつ聞いていいかわからない

自分から積極的にきいてという指示は簡単ですが、関係性ができていないうちのオンラインは少しハードルが高い傾向にあります。

その為「いつでもなんでも相談していいよ」というホットラインを用意しておきましょう。
例えばカレンダーに13:00〜15:00まで相談可能など、わかりやすく入れておき、いつでも遠隔ツールが起動できる状態にしておきましょう。
Wi-Fiであれば入りっぱなしも手です。

4.可能な限りドキュメント化を徹底する

前回、情報対称性に触れましたが、そもそもドキュメント化されていない情報が非常に多く、それにより無駄な会議が発生することもしばしば。

それぞれが好きなタイミングで見て、自然と情報をキャッチアップできるように準備しておきましょう。
リモートで普段よりも作業時間は取れるはずなので、いいタイミングです。

最後に

普段と環境が変わってくるため、戸惑いも多いと思います。
ですが、アフターコロナでは社会がより電子化構造にシフトしていく為、この働き方の方がスタンダードになってくると予想されます。

早期対応できる準備はしておくにこしたことはありません。

なお、弊社ではこのような時勢に沿った情報提供や遠隔商談ツール等のITツール活用の相談も承っております。興味ありましたら下記のお問い合わせよりご連絡ください。


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